In der 7. Folge des Struktur-Stefans verrate ich dir, warum ich manche Mails wieder absichtlich von „gelesen“ auf „ungelesen“ stelle. Ja, es hat was mit Aufgabenverwaltung zu tun.
In der letzten Folge des Struktur-Stefan ging es das erste mal um das Thema E-Mails. Für viele ein leidiges Thema, weil sie nicht Herr über ihre (ungelesenen) Mails werden. Ein Erfolgsrezept um möglichst viele Mails in kurzer Zeit abzuarbeiten, ist die erwähnte Block-Bearbeitung.
Von gelesen auf ungelesen
Wie viele von euch habe auch ich das (ständige) Ziel meine ungelesenen Mails auf Null zu bekommen. Mein Thunderbird ist so eingestellt, dass er, wenn ich eine Mail lese, sie nach 5 Sekunden auf „gelesen“ setzt. Trotzdem stelle ich manche Mails danach bewusst wieder auf „ungelesen“.
Warum? Weil es in dieser Mail dann für mich noch etwas zu tun gibt. Entweder ich muss sie noch beantworten oder es ergibt sich dadurch eine größere Aufgabe.
Mails überspringen
Ich bearbeite meine Mails ja wie geschrieben im Block. Wenn ich während dieses Blocks sehe, dass die Beantwortung einer Mail länger als 5 Minuten braucht – oder wenn die angehängte Aufgabe länger als 5 Minuten braucht, dann überspringe ich diese Mail sozusagen. Um dann später noch zu wissen, dass es bei dieser Mail noch etwas zu tun gibt, setze ich sie bewusst wieder auf „ungelesen“.
Man kann also sagen, dass ich meine Mails als Aufgabenverwaltung benutze. Ich habe aber auch noch eine eigentliche Aufgabenverwaltung, nämlich Basecamp, dazu aber in zukünftigen Artikeln mehr.
Nicht-Dringendes landet in Listen
Manchmal führt mein Verfahren dazu, dass ich über einen längeren Zeitraum einige Mails auf ungelesen habe. Wenn mich das dann irgendwann nervt, und die Aufgabe nicht dringend ist (zum Beispiel Weiterbildung), dann tu ich die Aufgabe in Basecamp rein und markiere die Mail als gelesen.
Im Idealfall hab ich genügend Luft alle Mails der Reihe nach abzuarbeiten, egal wie lange die Bearbeitung braucht. Mein Ziel ist es, diesen Idealfall zu erreichen. Gerade herrscht bei mir oft das Prinzip vor Listen anzulegen um später sich hoffentlich mal Zeit zu nehmen, diese Infos anzuschauen / umzusetzen. Zu viel aufm Schirm halt…
Meine ungelesenen Mails bekomme ich trotzdem immer wieder auf Null 🙂
LG,
Stefan
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