Struktur-Stefan 9: Der Newsletter-Ordner mit Kurzzeitgedächtnis

Wer kennt das nicht: Die Newsletter zum Thema Persönlichkeitsentwicklung stapeln sich und müllen das eigene Postfach so zu, dass man vor lauter ungelesenen Mails nicht mehr weiß wo hinten und vorne ist. In diesem Struktur-Stefan-Beitrag zeige ich dir meine Lösung für dieses Problem. Es ist der Newsletter-Ordner mit Kurzzeitgedächtnis.

Wir sind in dieser Blog-Artikel-Serie immer noch beim Thema „wie man am besten mit seinen E-Mails umgeht“. Bisherige Artikel zum Thema:

1. E-Mail im Block bearbeiten
2. Mails als Mini-Aufgabenverwaltung nutzen
3. Morgens nichts die Mails checken

Newsletter sind cool

In diesem Beitrag geht es wie gesagt um Newsletter.

Erstmal vorneweg: Ich finde Newsletter cool. Sie bringen mir Inspiration und Impulse um mein Leben zu verbessern und mich weiter zu entwickeln. Und meistens sind die Infos sogar noch kostenlos, weil der Mensch, bei dem ich als Abonnent eingetragen bin, mich ja von der Qualität seiner Produkte überzeugen möchte.

150 Newsletter pro Woche!?

Das Problem ist nur: Ich bin wohl zu vielseitig interessiert. Und bin deswegen halt immer noch in gefühlt 100 Newslettern eingetragen. Es waren vermutlich mal doppelt oder dreimal so viele Abonnements. Das heißt ich habe schon ausgesiebt.

Trotzdem kommen immer noch ganz viele Newsletter bei mir an (circa 150 pro Woche) und wollen meine Aufmerksamkeit. Die bekommen sie auch gelegentlich (wenn ich nicht grad zum Beispiel mit der DSGVO alle Hände voll zu tun habe).

Viel öfter bekommen sie derzeit aber keine Aufmerksamkeit und bleiben ungelesen. Wer den Struktur-Stefan 7 gelesen hat, weiß, dass ich meine ungelesen Mails immer auf null bekommen möchte. Deshalb sind mir alte, ungelesene Newsletter ein Dorn im Auge.

Alte Kamellen (bringen die Erleuchtung)

Vor gut 2 Jahren hatte ich gefühlt 3.000 alte ungelesene Newsletter in meinem Postfach. Auf kritische Nachfrage meines Umsetzungspartners Michael hin, musste ich zugeben, dass ich diese alten Kamellen wohl nie lesen würde und viel besseres zu tun hätte als mir News reinzuziehen, die zum Teil 4 oder 5 Jahre alt waren.

Durch diese Diskussion kam ich auf eine glorreiche Idee: Den Newsletter-Ordner mit Kurzzeitgedächtnis.

Dieser Ordner sammelt alle Newsletter – und zwar nur diejenigen aus den letzten 7 Tagen. Wenn ein Newsletter älter als eine Woche ist, dann fliegt er ungelesen wieder aus dem Newsletter-Ordner raus. Somit können sich gar keine alten Kamellen bei mir anstauen.

Zum Nachbauen: Der Ordner mit Kurzzeitgedächtnis

Ich schreibe dir direkt mal auf, wie du den Newsletter-Ordner mit Kurzzeitgedächtnis bei dir umsetzen kannst:

1. Leg dir einen neuen E-Mail-Ordner mit dem Namen „Newsletter“ an.
2. Richte dir eine eigene E-Mail-Adresse ein, an die nur Newsletter geschickt werden – zum Beispiel newsletter@deine-domain.de.
3. Ändere bei deinen Lieblings-Newslettern die E-Mail-Adresse auf newsletter@deine-domain.de.
4. Richte dir eine Filterregel ein: Alle Mails, die an newsletter@deine-domain.de gehen, werden in den Newsletter-Ordner sortiert.
5. Stelle die Vorhaltezeit dieses Ordners auf 7 Tage ein.

Dieses System garantiert dir, dass sich keine alten Newsletter mehr bei dir ansammeln können. Das bringt nach meiner Erfahrung mehr Vor- als Nachteile mit sich.

Was ich in 2 Jahren mit diesem System gelernt habe, verrate ich dir im nächsten Beitrag.

LG,
Stefan