E-Mails sind bei vielen Menschen ein leidiges Thema. Bei mir war es auch so – bis ich angefangen hab einige Erfolgsrezepte zu beherzigen. Das erste möchte ich heute in der 6. Folge des Struktur-Stefans mit dir teilen: Was es dir bringt deine Mails im Block zu bearbeiten.
Warum E-Mails im Block bearbeiten?
Ganz einfach: Weil du dadurch schneller durch deine Mails durchkommst und mehr Zeit für Wichtigeres hast, zum Beispiel für deine Familie oder für deine Persönlichkeitsentwicklung.
Mit „im Block bearbeiten“ meine ich, dass du dir ein oder zwei feste Uhrzeiten raussuchst und dann zu diesen Uhrzeiten deine Mails im Block abarbeitest. Bei mir sind diese Uhrzeiten im Idealfall 11 und 17 Uhr. Also vor der Mittagspause und vor Arbeitsende.
Wenn man Dinge im Block bearbeitet, dann ist man schneller als wenn man ständig zwischen Aufgaben wechselt.
Szenario 1: Du machst Aufgabe 1, dann checkst du deine Mails, dann machst du Aufgabe 2, danach beantwortest du wieder ein paar Mails, dann Aufgabe 3, dann wieder ein paar Mails…
Szenario 2: Du arbeitest von 9 bis 11 Uhr konzentriert an der wichtigsten Aufgabe des Tages. Dann machst du eine Stunde lang deine Mails. Nach der Mittagspause arbeitest du wieder konzentriert an deinen wichtigen Unternehmer-Aufgaben.
Bei welchem Szenario denkst du, dass du insgesamt mehr gebacken bekommst?
Ich weiß es ganz klar: Szenario 2.
Teste dich ob du mit Multitasking schneller ans Ziel kommst
Wenn du mir nicht glaubst, mach bitte mal diese Übung von Dean Jackson zum Thema Multitasking.
Ich war erstaunt wie viel langsamer ich war, wenn ich die Spalten reihenweise ausgefüllt habe. Spaltenweise ist einfach viel effektiver, weil du dich nicht ständig auf die neue Aufgabe einstellen musst. Jedes Einstellen auf eine neue Aufgabe braucht nämlich Zeit.
Mein Rat: Bleib fokussiert bei einer Sache und erledige diese zu Ende. Damit bist du so effizient unterwegs wie es nur geht. Auf die Abarbeitung von E-Mails bezogen: Arbeite sie ein- oder zweimal täglich im Block ab.
E-Mail-Programm in der Zwischenzeit schließen?
Wenn ich Menschen die Block-Bearbeitung vorschlage, taucht oft die Frage auf, ob sie ihr E-Mail-Programm oder das Online-Mail-Browser-Tab in der Zwischenzeit schließen sollten.
Wenn du in der Zwischenzeit (zum normalen Arbeiten) deine Mails nicht brauchst, dann kannst du das machen, ja – vor allem in der Anfangszeit, wenn du die Block-Bearbeitung gerade trainierst.
Ich brauche für mein normales Arbeiten eigentlich immer meine Mails (Infos von meinen Systemen, meinen Kunden etc.). Deshalb hab ich meinen Thunderbird immer offen.
Aber: Ich habe die Mail-Benachrichtigungen komplett deaktiviert! Wenn ich die an hätte, würde ich verrückt werden. Einerseits wegen der ständigen Ablenkung, andererseits weil ich dauernd sehen würde, was es Neues zu tun gibt. Deshalb hab ich meine E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert, sowohl am Desktop-Rechner als auch auf dem Handy.
Würde mich freuen zu lesen, wie du deine ungelesenen Mails regelmäßig auf 0 bringst.
LG,
Stefan
PS: In der nächsten Folge des Struktur-Stefan verrate ich dir, warum ich bewusst manche Mails auf ungelesen lasse.
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