In der 3.Folge des Struktur-Stefans erhältst du Anregungen, wie du deine vereinbarten Termine auch wirklich einhältst. Nicht-Erscheinen ade, Strukturiertheit Hallo 🙂

Grundsätzlich hast du in meinen Augen 2 Möglichkeiten, dass du deinen Kalender und die eingetragenen Termine im Blick behältst:

  1. Dein Kalender erinnert dich an Termine (geht nur wenn du einen digitalen Kalender nutzt)
  2. Du schaust täglich in den Kalender (einzige Lösung wenn du einen handgeschriebenen Kalender nutzt)

Dich vom Kalender an Termine erinnern lassen

Jeder vernünftige digitale Kalender hat eine Erinnerungs-Funktion für Termine. Sowohl in meinem Google-Kalender als auch in meinem Lightning-Kalender kann ich bei Terminen einstellen, wie viel Minuten oder gar Stunden vorher ich eine Erinnerung bekommen will.

Ich bin absolut kein Freund von Pop-Ups auf meinem Rechner (da sie mich nur aus meinem Workflow reißen). Doch bei Terminen mach ich eine Ausnahme. 5 Minuten bevor ein Termin startet, kommt ein Pop-Up von Lightning und weist mich auf das anstehende Event hin. In den allermeisten Fällen hab ich den Termin eh auf dem Schirm und das Pop-Up ist sozusagen nur zur Sicherheit da.

Du kannst die Erinnerungen auch ein bisschen eher setzen – zum Beispiel 15 Minuten vorher. Das hat dann den Vorteil, dass du dich noch auf das Gespräch vorbereiten kannst (falls du das nicht eh schon gemacht hast). Vorbereitung ist in meinen Augen (mindestens) die halbe Miete. Denn wenn du weißt, was das Ziel deines Gesprächs ist, dann bist du fokussiert und lenkst deine Energie darauf. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du das bekommst, was du dir vorgenommen hast. Im Gegensatz zu dem Fall, dass du einfach mal in den Termin reingehst und dich überraschen lässt.

Täglich in den Kalender schauen

Wenn du einen handgeschriebenen Kalender nutzt, ist dies die einzige Möglichkeit: Du schaust täglich in deinen Kalender, am besten früh vor Arbeitsbeginn. Dir bleibt auch gar nichts anderes übrig – denn ein analoger Kalender kann dich halt nicht an bevorstehende Termine erinnern. Du musst deine Termine selbst im Blick haben.

Was du also bei einem analogen Offline-Kalender brauchst: Die Gewohnheit früh in den Kalender zu schauen. Doch sich etwas zur Gewohnheit zu machen, ist leichter gesagt, als getan. Das sage ich aus langjähriger Erfahrung als Co-Gründer des MonatsMob, ein Projekt bei dem wir gemeinsam unserer Gewohnheiten verändern.

Meine Tipps in Kürze, damit du das „morgendliche in den Kalender-Schauen“ zu deiner Gewohnheit machst:

  • Suche dir eine Aktion, die du jeden Morgen machst. Zum Beispiel das Zähneputzen – oder wenn du dein Notebook anschaltest.
  • Schaue direkt nach dieser Aktion in deinen Kalender (auch wenn du weißt, dass da an einem Tag mal kein Termin drin stehen sollte).
  • Sorge für eine optische Erinnerung: Klebe dazu ein gelbes Post-it* an die Stelle, an der deine „Aktion“ passiert (also zum Beispiel an die Badezimmertür innen). Schreibe dort etwas drauf wie „In den Kalender schauen“.
  • Ziehe es für 2 Monate täglich durch. Dadurch machst du es zur Gewohnheit.

So mach ich es

Ich mache eine Kombination beider Methoden. In meinem E-Mail-Programm Thunderbird ist rechts immer die Kalenderleiste zu sehen. Da ich täglich mit Thunderbird arbeite, habe ich die Termine also immer auf dem Schirm (im wahrsten Sinne des Wortes). Plus: Ich lass mich, wie schon geschrieben, 5 Minuten vorher an Termine erinnern.

Es funktioniert 🙂

LG,
Stefan

PS: Wie stellst du sicher, dass du alle Termine auch einhältst?